Patronen

Eens in de zoveel tijd realiseer ik me weer dat het werk in een departement hoofdzakelijk denken, praten en schrijven betreft. Enerzijds klinkt dat oppervlakkig en voelt het als een karikatuur. Anderzijds is het zeer fundamenteel: kijk eens om je heen en je realiseert je dat vrijwel alles wat je ziet ooit door mensen is bedacht, besproken en beschreven, en vervolgens -op basis daarvan- is gemaakt. Op die manier zou ook de kwaliteit die we zien in onze nationale leefomgeving wel eens kunnen samenhangen met de kwaliteit van het rijksbeleid, en daarmee met de kwaliteit van het denk-, praat- en schrijfwerk bij de rijksoverheid. Belangrijk dus dat dit werk van het hoogste niveau is!

Samen met collega’s lever ik daaraan een bijdrage, vaak onder de noemer van ‘het goede gesprek’. We houden ons bezig met participatie- en samenwerkingsprocessen tussen de rijksoverheid en partijen in de samenleving. De afgelopen maanden ging onze aandacht uit naar ‘de patronen onder ons werk’. Waarom zijn goede participatie- en samenwerkingsprocessen nog geen vanzelfsprekende beleidspraktijk? 

In een aantal groepjes brachten we met de directie aan de hand van praktijkervaringen diverse factoren in beeld die ervoor zorgen dat goede participatie nog onvoldoende tot stand komt. Het ging vaak om de afwezigheid van organisatorische randvoorwaarden binnen het ministerie om tot goede participatie te kunnen komen. Zoals een onheldere taak- en verantwoordelijkheidsverdeling, te weinig beschikbare mensen of te weinig deskundigheid, hoge tijdsdruk, onheldere beslisruimte voor stakeholders en een geen goede communicatie over de fasen in het participatieproces.

Maar een lijst met factoren maakt nog geen patroon. Een patroon toont immers de manier waarop deze factoren onderling op elkaar inwerken en daarmee een bepaald systeem in stand houden. Dit bracht ons op het systeemdenken en het leidde tot een poging om een causaal diagram te tekenen. Om met andere woorden het systeem in kaart te brengen waar we zelf deel van uitmaken, en een patroon te laten zien waaraan we zelf bijdragen of dat we trachten te doorbreken.

Peter Senge beschrijft systeemdenken als een taal die een extra dimensie geeft aan de normale wijze waarop we over complexe zaken denken en praten. De meeste westerse talen hanteren de grammaticale constructie onderwerp-werkwoord-lijdend voorwerp, waarbij A de oorzaak is van B. Maar hoe beschrijf je dan een situatie waarbij A de oorzaak is van B, maar B tevens C en D beïnvloedt, waarbij C ook samenhangt met A en D?

Een causaal diagram is een visuele weergave van deze relaties. Het is een tekening met pijlen tussen de verschillende variabelen. Senge onderscheidt daarbij versterkende en stabiliserende lussen. Versterkende lussen genereren een toe- of afname die zich in steeds sneller tempo voltrekt. Stabiliserende lussen werken weerstandskrachten op en werken juist toe naar een evenwicht. 

Hieronder zie je het resultaat van onze sessie. Het plaatje hebben we vervolgens ook besproken met de bestuursraad van het ministerie van IenW. Het leidde tot herkenning, maar ook tot nuancering en aanvulling van de plaat. En dat is juist de bedoeling. Causale diagrammen blijven altijd benaderingen van wat zich mogelijk afspeelt in een systeem. Er is geen ‘juiste’ plaat. De diagrammen beogen het goede gesprek over de werking van een systeem te bevorderen, met de diverse deelnemers uit dat systeem. Het achterliggende idee is dat patronen pas kunnen veranderen als 1) iedereen zich bewust is van bestaande patronen en 2) iedereen ziet hoe hij of zij zelf kan bijdragen aan de verandering ervan.