Weg die tafel!

Wegdietafe3Het is maandagochtend. Je loopt de vergaderzaal binnen. Op een hoek van de tafel staan de kannen van de cateraar. Rode dop is koffie, gele dop is thee. Een aantal collega’s staan bijeen. Ze groeten je. Gerard schenkt koffie in. Nienke en Esther praten over het weekend. Dan lopen ze naar een stoel en gaan zitten. Dat doe jij ook. Andere collega’s druppelen de zaal binnen. Ook zij pakken koffie of thee en gaan zitten aan de grote vergadertafel. Eigenlijk zijn het meerdere tafels, neergezet in een grote rechthoek. Iedereen heeft iets voor zich liggen op tafel. Bij de meeste mensen is het een stapeltje vergaderstukken, enkelen hebben een tablet voor zich liggen.

De voorzitter opent de vergadering. Je bladert door de stukken die je ontvangen hebt. Vanuit je ooghoeken zie je jouw collega’s hetzelfde doen. Ze buigen zich voorover en bladeren door papier, of tikken op hun tablet. Het is hetzelfde pak papier als vorige week. Veel geklets over onszelf, weinig dingen die ertoe doen, denk je. Je hoort dat Johan, de voorzitter, het wekelijkse rijtje begint af te draaien: opening, mededelingen, voortgang, kennisdeling, communicatie, wat-verder-ter-tafel-komt, rondvraag, sluiting.

Halverwege de vergadering is het weer zo ver. Elke week zit ergens in de afwerking van de vaste agenda, wel een discussiepunt waar iedereen op los gaat. Je kunt inmiddels uittekenen wie wat gaat zeggen. Gerard wil altijd meer onderzoek. ‘Waarop baseren wij dit? Welke gegevens onderbouwen dit?’ Nienke heeft altijd wat te mekkeren. ‘Dit gaat niet werken omdat… Dit is een verkeerde aanpak want…’ Esther doet er vervolgens een schepje bovenop en gaat dan vaak op de emotionele tour. ‘Het stoort me enorm dat… Ik vind het heel vervelend dat…’ Daarna klagen nog wat collega’s over een gebrek aan voortgang en resultaat, sust de voorzitter de boel, en gaat hij ‘in het kader van de tijd’ door naar het volgende punt op de agenda. Ondertussen borrelt alle frustratie ondergronds verder.

Over lerende organisaties zijn boeken vol geschreven. Maar ze bestaan niet. Weet je waarom? Omdat organisaties te groot, te anoniem en te massaal zijn om te leren. Diepgaand leren vereist nabijheid, vertrouwdheid en intimiteit. Die voorwaarden kunnen alleen bestaan in kleine groepen.

Onderzoek naar groepsvorming laat zien dat mensen de meest betekenisvolle relaties opbouwen in kliekjes van twee tot vijf personen. De groepsgrootte maakt daarna een sprongetje naar teams van twaalf tot vijftien personen. De groep is dan nog klein genoeg om een gedeelde identiteit en gevoel van onderlinge sympathie te ontwikkelen. Nog grotere groepen bestaan uit ongeveer vijfendertig personen. Denk aan een afdeling. Hier zijn de meeste mensen elkaars kennissen: tussen de groepsleden bestaan relatief veel oppervlakkige relaties. Je ziet dan ook dat afdelingen met dertig tot veertig mensen, al snel worden ingedeeld in twee tot drie teams om meer nabijheid, een goede werkverdeling en een sterkere thuisbasis te geven.

In organisaties bevinden we ons het vaakst in kleine groepen. Natuurlijk is er af en toe een bijeenkomst met de hele directie of zelfs de hele organisatie. Maar dat is vooral luisteren. Her en der een vraag uit de zaal, de antwoorden komen vanaf het podium. Echte gesprekken voer je het met de anderen uit jouw kliek of team. Je beantwoordt hun vragen, je reageert op hun meningen. Je stelt jouw vragen, je geeft jouw mening. Dat is wat het is, het organisatieleven. Het is allemaal interactie in het hier en nu van kleine groepen. Niemand overziet het totaal.

Je kunt het leren van de organisatie daarom niet bevorderen. Wel het leren van het team. Het leren in de kleine groepen waar je dagelijks deel van uitmaakt. Je kunt daar zorgen voor een andere dynamiek.

Alle theorieën over lerende organisaties, alle boeken over kennismanagement, laat het even liggen. En concentreer je op de volgende actie. Mijn supertip. Ben je er klaar voor?

Weg die vergadertafel! Gooi hem eruit. Zonder tafel wordt meer mogelijk. De tafel zet ons vast: fysiek, psychologisch en energetisch.

Een voorbeeld. Neem zoiets als divergeren en convergeren. De meeste groepen hebben geen moeite met met divergeren. Zoveel mensen, zoveel meningen. En nog een paar meningen erbij. Maar hoe convergeert de groep? Hoe maakt de groep een keuze, zonder te blijven hangen in oeverloze discussies ?

Een heel eenvoudige oplossing is de streepjestechiek. Tijdens de discussie noteer je alle mogelijkheden op een flap. Iedereen mag daarna met een stift vijf streepjes zetten, te verdelen over de opties die elke deelnemer van belang acht. Streepjes tellen, en de prioritering is gemaakt.

Hoewel het zo simpel is, zie ik het weinig toegepast. Waarom? Het is de tafel! Het fysieke element is dat de tafel in de weg staat. Iedereen zit fysiek ingebouwd en vastgeklonken. Je kunt niet allemaal makkelijk een stift pakken en naar een flap-over lopen om streepjes te zetten. Iedereen moet uit zijn nestje komen en om de grote tafel in het midden heen schuifelen.

De tafel schermt je lichaam af, en geeft je een plank om spullen op te plaatsen tussen jou en jouw collega’s. Het psychologische gevolg is dat jouw aandacht uitgaat naar het pak papier of de tablet voor je, en niet naar jouw collega’s. Je leest, bladert en noteert. Terwijl je anderen zou moeten aankijken.

De tafel creëert routine. Het is lekker makkelijk. De opstelling is elke week hetzelfde. De agenda inmiddels ook. Iedereen wordt lui en verveeld. Je komt binnen en gaat zitten. Elkaar spreken is niet spannend meer. Mensen lezen de stukken steeds minder, en denken niet meer na over de juiste werkvorm om zoveel mogelijk rendement uit de bijeenkomst te halen. Daardoor leren ze niet over de mogelijkheden van beschikbare werkvormen. Het worden praatsessies zonder bevredigende uitkomsten, terwijl het werksessies met klinkende resultaten zouden kunnen zijn.

Dan het punt van energie. Uit onderzoek blijkt dat mensen zich beter kunnen concentreren en meer informatie in zich opnemen als ze mentale activiteit afwisselen met fysieke beweging. Twee uur aan tafel zitten is geen goed recept voor een energieke bijeenkomst. Door afwisseling in werkvormen moeten mensen zich op verschillende manieren door de ruimte verplaatsen. Dat ondersteunt de stroming van gedachten, en geeft veel meer energie.

Een energieke bijeenkomst vraagt een actieve voorbereiding. Een lerend team investeert daarin tijd. Per week denkt een aantal teamleden na over de werkvorm die past bij het gewenste resultaat van de aankomende bijeenkomst. Wat zijn geschikte opdrachten? Welke opstelling past daarbij? Welke groepsindeling? Waar gaan we staan? Hoe gaan we bewegen? Door de rollen van voorbereider en facilitator af te wisselen, leert iedereen nieuwe werkvormen kennen, en oefent iedereen met de bijbehorende vaardigheden om de groep te begeleiden. De bijeenkomsten worden spannender, want niemand weet precies wat er gaat gebeuren. En de bijeenkomsten leveren inhoudelijk meer op, want ze zijn gericht op vooraf bepaalde concrete resultaten.

Kortom. Weg die tafel! Alles wat je nodig hebt zijn een paar stoelen, stiften en flap-overs. De rest is ballast.

Abonneer u op mijn nieuwsbrief! Wanneer een nieuwe blog verschijnt, ontvangt u per mail een attendering. U kunt u op elk gewenst moment weer uitschrijven.