Veranderen met gemengde groepen

gemengdegroepen

‘Het was tijdens een training “werken met netwerken” dat we ons realiseerden dat we een hoop partijen misten’, vertelde een wethouder. ‘Daar zaten we dan…met allerlei mensen van de gemeente te praten over groepen in de samenleving, in plaats van direct met deze groepen van gedachten te wisselen. Op dat moment besloten we het anders te gaan doen.’

‘We gingen werken met “gemengde groepen”. Groepen waarin bestuurders, raadsleden, ambtenaren, bewoners en ondernemers allemaal vertegenwoordigd zijn.’

Uit vier gemeenten waren circa 60 mensen bijeengekomen om kennis en ervaring uit te wisselen over veranderprocessen. Al deze ambtenaren waren bezig hun organisatie beter te laten aansluiten op de samenleving. Hun organisatie opener en interactiever te maken. De wethouder die de bijeenkomst opende, had met haar ‘gemengde groepen’ een krachtig voorbeeld gegeven.

Het voorbeeld was op verschillende manieren treffend.

Ten eerste zijn ‘gemengde groepen’ een goed voorbeeld van een ‘systemische aanpak.’

Door in teams representanten op te nemen uit verschillende onderdelen van het ‘stedelijke of dorpse systeem’, krijg je al deze geluiden en perspectieven in het team, en daarmee in de opgave waaraan je werkt. ‘The whole system is in the room’, noemen veranderkundigen dat. Deze diversiteit vergroot de kans op creatieve, gedragen oplossingen, en verkleint de kans dat belangen en invalshoeken over het hoofd worden gezien. Zo loop je daar later niet tegen aan, en word je in een later stadium niet opeens (onaangenaam) verrast.

Wel vraagt het om een goed ontworpen en goed begeleid proces, om ook succesvol met deze diversiteit om te kunnen gaan. Je moet er ook de tijd voor durven uittrekken.

Elke deelnemer raakt een beetje ‘uit de eigen comfortzone’ omdat hij of zij met ‘anders-denkenden’ en ‘anders-ervarenden’ te maken krijgt.

Tegelijkertijd is dat natuurlijk juist de charme van gemengde groepen: je ontmoet anderen die jou daadwerkelijk een nieuw perspectief te bieden hebben. Een ambtenaar vertelde bijvoorbeeld over de directe interactie met een raadslid. Een bijzonder moment was toen het raadslid erachter kwam dat de nota waartegen het raadslid zo tekeer was gegaan, door de betreffende ambtenaar was geschreven. Het raadslid lichtte de politieke context toe, en gaf aan dat de ambtenaar het zeker niet persoonlijk moest opvatten. Ook de ambtenaar lichtte haar context en overwegingen toe. Een verhelderend gesprek. Zo waren er meer voorbeelden van inzicht biedende conversaties, dankzij de gemengde samenstelling van de groep. Van allerlei kwartjes die vallen bij bewoners, ondernemers en bestuurders. Van mensen die scherper en bewuster hun eigen aandeel zien in de werking en uitkomsten van het totaal, het geheel, het stedelijke of dorpse systeem.

Ten tweede lossen ‘gemengde groepen’ de schijnbare tegenstelling op tussen: ‘van buiten naar binnen veranderen’ of ‘van binnen naar buiten veranderen’?

De eerste aanpak kan op instemming rekenen. ‘Wat goed dat jullie eerst zijn gaan luisteren naar de bewoners!’ De tweede aanpak kan op herkenning rekenen: ‘Het begint altijd met zelf de boel echt anders organiseren. Een gebiedsteam, een contactpunt, een portaal, enzovoorts. Deze kunnen als vliegwiel dienen voor de andere afdelingen.’ Beide reacties zijn voorbeelden van een ‘seriële veranderaanpak’: eerst moet dit veranderen, en pas daarna kan dat veranderen.

Gemengde teams zijn een voorbeeld van ‘veranderen van buiten met binnen’. Het is verandering in beide richtingen tegelijkertijd, oftewel een ‘parallelle veranderaanpak.

Een aanpak waarbij je niet alleen ‘in elkaars schoenen gaat staan’, maar daarmee ook ‘een stukje gaat lopen.’ Kleine stapjes gaat zetten.

Ten derde vullen ‘gemengde groepen’ een belangrijke voorwaarde in voor daadwerkelijke verandering: het is concreet, dichtbij en persoonlijk.

‘Mensen veranderen alleen als ze ook zelf iets nieuws proberen en meemaken’, vertelde een ambtenaar. ‘Ik heb een aantal collega’s echt zien veranderen’, zei hij, ‘en daar ben ik ongelooflijk trots op.’

De zelfsturende BZK-baby

beschuit

Beschuit met muisjes! Ik ontving het geboortekaartje van een zelfsturend team bij het ministerie van BZK. Welke avonturen zullen de leden van dit nieuwe team gaan beleven? Onze machinebureaucratie is totaal niet op hen ingesteld. De lessen die zij gaan leren zijn interessant voor de andere teams in het departement. Want is niet elk volwassen team in hoge mate zelfsturend? En hoe realiseer je dat dan?

Lees verder

Gastheer van het idee

GastheerIdee

Het idee en de aanpak beschreef hij op twee A4’tjes. Zo kon iedereen zich in vijf minuten een beeld vormen van het nieuwe initiatief. Al in een vroeg stadium had mijn collega een paar bekenden van andere organisaties erbij betrokken. Samen met hen vormde hij de kleine kern rondom het initiatief. Ze hadden er een pakkende titel voor bedacht. Een titel die je niet snel vergeet: 100 x 100.

Lees verder

Buiten je reguliere repertoire

buitenjereguliererepertoire

Stel dat jouw team de externe contacten wil stroomlijnen. Jij wordt verantwoordelijk voor het relatiebeheer met organisatie X. Maar herhaaldelijk merk je dat met het management van organisatie X wordt overlegd, zonder dat jij hiervan op de hoogte bent gesteld. Je hebt jouw collega’s daar al een paar keer op aangesproken, maar hun gedrag verandert niet. Wat zijn je opties?

Lees verder

Weg die tafel!

Wegdietafe3Het is maandagochtend. Je loopt de vergaderzaal binnen. Op een hoek van de tafel staan de kannen van de cateraar. Rode dop is koffie, gele dop is thee. Een aantal collega’s staan bijeen. Ze groeten je. Gerard schenkt koffie in. Nienke en Esther praten over het weekend. Dan lopen ze naar een stoel en gaan zitten. Dat doe jij ook. Andere collega’s druppelen de zaal binnen. Ook zij pakken koffie of thee en gaan zitten aan de grote vergadertafel. Eigenlijk zijn het meerdere tafels, neergezet in een grote rechthoek. Iedereen heeft iets voor zich liggen op tafel. Bij de meeste mensen is het een stapeltje vergaderstukken, enkelen hebben een tablet voor zich liggen.

Lees verder

Daar waar je wilt zijn

A

Ik was een jaar of vijfentwintig en ik gaf voor het eerst als externe docent een bedrijfstraining. Een jaar daarvoor was ik afgestudeerd. Daar stond ik dan. De lesstof had ik nog maar net onder de knie. Een paar keer had ik meegelopen met een ervaren collega. Nu stond ik voor het eerst alleen als trainer voor een groep. Het kwam nu allemaal op mij aan. Het was mijn verantwoordelijkheid de training te laten slagen. Ik moest en zou dit tot een succes maken. Als ze maar niet zouden merken dat ik dit voor het eerst deed…

Lees verder

Ervaring op de hinkelbaan

hinkelen2

Ik herinner me nog goed die ene microseconde. De blik van verstandhouding, de check. Ik haalde mijn dochter op van de basisschool. Op het schoolplein stonden diverse ouders te wachten. Sommigen waren druk met elkaar in gesprek. Anderen keken rustig om zich heen, of speelden met hun mobieltjes. De schoolbel ging en één voor één stormden groepjes leerlingen de klaslokalen uit. Een aantal kinderen ging direct met hun ouders mee naar huis. Andere kinderen bleven op het schoolplein met hun ouders staan praten. Ze vertelden hun ouders over de belevenissen die schooldag.

Lees verder