Professionele tegenspraak

ProfessioneleTegenspraak

‘Dus als ze niet gaan piepen, dan heb ik mijn zaakjes weer geregeld. Dan is het verder hun probleem en niet het mijne. En hou ik wat druk op de ketel, zodat de deadlines alsnog worden gerealiseerd. En dan ben ik de koning, dat begrijp je zeker wel?’

Hoorde ik iemand die door een klapdeur liep, of was dat het geluid van mijn klapperende oren? Ik was verbijsterd. Deze figuur zat gewoon te verklaren dat hij zijn projectleiders manipuleerde. En ik maar denken dat hij er als programmamanager voor was om projectleiders te ondersteunen. Om zijn projectleiders mee te nemen in de nieuwe prioriteitenlijst van de directie, en hen te helpen ermee om te gaan. In werkelijkheid communiceerde hij niet over de afwegingen van de opdrachtgever en legde hij het probleem doelbewust op hun bordje. Dit gedrag zou doorgaan zolang deze projectleiders het slikten. Zo veel werd wel duidelijk uit de brede grijns waarmee hij zijn retorische vraag ondersteunde.

Ik stelde me voor hoe de betreffende projectleiders onderling hun woede en frustraties met elkaar deelden. ‘Ik moet eventjes 2 fte inleveren, zo ga ik mijn deadline nooit halen!’, zei de één. ‘Mijn budget is met eenderde gereduceerd’, zei de ander, ‘nu kan ik mijn kwaliteitseisen niet halen’.

Deze projectleiders maken een paar klassieke fouten. Ten eerste de fout van overcommitment. Ze zijn zo betrokken en begaan met de projecten, dat ze zich niet meer realiseren dat ze voor een opdrachtgever werken. Het is niet hun budget en het zijn niet hun fte, laat staan hun deadlines en hun kwaliteitseisen. Het zijn allemaal grootheden waaraan opdrachtgever en -nemer zich via een projectcontract gebonden hebben. Dat contract wordt nu door de opdrachtgever opengebroken, omdat hij niet langer de afgesproken middelen levert. Die middelen gaan naar andere projecten, die op dat moment voorrang krijgen. Dat kan en mag, maar heeft ook consequenties. Tenminste, als je daarop wijst. De tweede fout is dat de projectleiders verzuimen professioneel tegengas te geven. Daardoor maken ze de wijzigingen van de opdrachtgever tot hun probleem.

De programmamanger leerde mij een wijze les. Een les die ik graag doorgaf tijdens een introductiemiddag over werken in projecten en programma’s bij het ministerie van BZK. Er bestaat zo’n handig vierkantje met de hiervoor genoemde grootheden: tijd, geld, kwaliteit en capaciteit. Die variabelen staan niet op zichzelf, maar zijn overeengekomen in hun onderlinge relaties tot elkaar. Dus als een opdrachtgever tijdens het project één van de variabelen wijzigt, dan wijzigt minimaal één van de andere variabelen mee. Minder personele capaciteit? Akkoord, en kan ik dan ook later opleveren? Minder geld? Akkoord, en kunnen we dan de kwaliteitseisen wat naar beneden bijstellen? Sneller opleveren, akkoord en hoeveel fte krijg ik erbij?

Oei, een pittig gesprek. Maar dergelijke professionele tegenspraak, daar kan niemand tegen zijn. Het helpt de opdrachtgever in te zien dat nieuwe prioriteiten consequenties hebben. Dat het onmogelijk is sommige projecten voorrang te verlenen en extra middelen te geven, en bij de overige projecten gelijkblijvende deadlines en kwaliteit te verwachten. Het voorkomt dat de opdrachtnemer met te weinig middelen onrealistisch veel moet presteren, en gillend gek wordt.

Prince 2, Managing Successful Programmes, Projectmatig Creëren, Programmatisch Creëren: de beschikbare theorieën van project- en programmamanagement zitten best goed in elkaar. We moeten alleen leren onze professionele rollen goed te spelen.

Een aantal deelnemers van de introductietraining gooide het vierkantje dankbaar in hun rugzakjes. Wat zou ik graag het gezicht van de opdrachtgever zien, op het moment dat zij het vierkantje eruit halen en professioneel inzetten. Een brede grijns is het vast niet. Een waarderende blik hopelijk wel. Want een goede opdrachtgever, die wil geen makke schaapjes die hij kan bespelen. Maar stevige gesprekspartners van gelijk niveau.

Abonneer u op mijn nieuwsbrief! Wanneer een nieuwe blog verschijnt, ontvangt u per mail een attendering. U kunt u op elk gewenst moment weer uitschrijven.