Heerlijk, helder, harkje

harkje

‘We moeten de taken en verantwoordelijkheden eenduidig beleggen,’ zegt mijn collega. ‘Je gaat erover, of niet.’ Het klinkt zo logisch en wenselijk wat hij zegt. Ik vermoed dat jij ook collega’s hebt die dit soort uitspraken doen. Misschien ben jij het zelf wel…

Karel gaat over thema X, afdeling Sociale Zaken over onderwerp Y, directie Welzijn is portefeuillehouder Z. Iedereen z’n eigen ding. Niet lastig gevallen worden. Heerlijk, helder, harkje.

Toch heeft deze redelijke manier van denken schaduwkanten. Als het over iets anders gaat, ga je lekker achterover leunen. Maar als een ander initiatief neemt op ‘jouw thema’, is de wereld te klein. ‘Waarom is onze afdeling daar niet bij betrokken?’ Er ontstaat copyright op het thema. Met een exclusief recht op initiatief. Het mag alleen uit deze koker komen, want ‘wij gaan erover’. Jij moet ons betrekken. Wij voelen ons zo enorm gepasseerd. We zijn diep, diep in ons hartje geraakt. Wees daar eens wat sensitiever voor!

En dan moet je afstemmen. En nog meer afstemmen. Mensen gedragen zich als een afgeleide van de keurige indeling en afbakening. ‘Onze afdeling vindt dit geen goed idee want…’ En omdat meningen nieuwe meningen oproepen, krijg je nog meer mensen met een mening. Het wordt almaar drukker. Jouw idee, enthousiasme en initiatief worden ingelijfd en in de kiem gesmoord.

Zolang het vraagstuk eenvoudig is, heeft de indeling zijn meerwaarde. Beleid denkt en uitvoering doet. Maar als de opgave complex en dynamisch is, laat ze zich niet meer vangen in het harkje. Enerzijds weten we dat best en manoeuvreren we er handig omheen. Anderzijds proberen we steeds hardnekkiger via extra coördinatie de boel te perfectioneren. De vergaderstructuren zijn al ingericht voordat we met het complexe vraagstuk in de weer zijn. Deze bouwwerken worden verfijnd en uitgebreid gedurende de rit. Zo komt de binnenwereld zachtjes tot stilstand, terwijl de buitenwereld steeds harder gaat. Maar we houden onszelf voor goed bezig te zijn. Kijk eens naar al die structuren, uitgewerkte projectplannen en integrale totaaloverzichten. Ik heb mijn ordner vol, dus ik besta. Ik vergader, dus ik doe ertoe.

Hoe dan wel? Door meer nadruk te leggen op waardecreatie voor begunstigden van buiten. Via losjes gekoppelde tijdelijke werkverbanden die het harkje even laten voor wat het is. Die werkgroepen betrekken enkel hen die iets te bieden hebben voor de concrete klus. Deze werkgroepen zijn groot genoeg voor een verscheidenheid aan kennis, contacten en ervaring, en klein genoeg om als eenheid te kunnen functioneren. De mensen in die groepen bepalen samen wat ze doen, hoe en met wie. Ze denken door te doen. En ze besluiten zichzelf als groep op te heffen wanneer ze vinden dat de klus is geklaard. Dat is het idee, de richting. Niet een nieuwe structuur. Maar een manier om tussen de harkjes door, en met de harkjes mee te werken.

Het vraagt nogal wat, dat idee. Vooral van de mensen die roepen om helderheid, striktheid, indeling en afbakening. Die willen er namelijk zelf volledig over gaan, of volledig niet. Ze moeten zich anders gaan opstellen. Niet gelijk beledigd zijn of zich gepasseerd voelen, maar denken: alles wat het thema verder brengt is winst. Geen exclusiviteit en initiatiefrecht claimen maar kansen waarderen, ook als anderen ze pakken, en zichzelf aanbieden daar waar het gebeurt.

Dat gaat niet van vandaag op morgen. Daarom is het voor de werkgroepleden de opgave hun zelfbepaalde grenzen te bewaken. En niet tussentijds te zwichten voor de aanhangers van gefixeerde indelingen en hun gebroken hartjes.

Abonneer u op mijn nieuwsbrief! Wanneer een nieuwe blog verschijnt, ontvangt u per mail een attendering. U kunt u op elk gewenst moment weer uitschrijven.