Een schitterende stoelendans

stoelendans

Ik ben niet zo dol op procedures maar soms, heel soms, hebben ze een verpletterende schoonheid. Wij noemen het ‘de matching’. Een jaarlijkse stoelendans waarmee we de boel in beweging houden.

Het begint ermee dat iedereen in het directoraat-generaal aangeeft op welke stoel hij of zij volgend jaar wil zitten. Om te voorkomen dat iedereen de stoel van de DG of de directeur kaapt, is de afspraak dat je wel een stoel kiest in je huidige salarisschaal. Dat iedereen meedoet betekent dat je ook een formulier instuurt als je wilt blijven zitten. Je geeft dan je huidige stoel als eerste voorkeur aan. Slim bedacht: zo laat je mensen jaarlijks even bezinnen op hun loopbaan en kiezen ze bewust voor hun eigen geluk.

De managers nodigen vervolgens de mensen uit die een nieuwe stoel bij hun deel van het meubilair wel spannend vinden. Na die gesprekken volgt een periode waarin de managers met elkaar opnieuw de puzzel leggen. Dat stukje daar, dan kan die daar en… kijk het past weer. Iedereen wacht met spanning op het resultaat: hoe zou de nieuwe puzzel eruit zien? Dan volgt de bekendmaking en tenslotte een sociaal gebeuren van afscheid en ontvangst.

Dit jaar maakte ik deel uit van de stoelendans. Na ruim vier jaar arbeidszaken in het openbaar bestuur, kies ik nu voor een stoel bij het thema doe-democratie. Dankzij ‘de matching’ is het voor mij en mijn collega’s mogelijk een mobiliteitswens snel en eenvoudig in praktijk te brengen. Natuurlijk lukt het niet altijd om iedereen die mobiel wil zijn daadwerkelijk een andere plek te geven. Maar alle inspanning is daarop wel gericht: zoveel mogelijk ‘matches’ maken. Als het niet lukt wensen te realiseren, geeft dat in ieder geval stof voor een vervolg.

Er zijn nog allerlei andere mooie neveneffecten. Managers bespreken met elkaar – aan de hand van concrete voorkeuren van medewerkers – wie op welke stoel maximaal tot zijn of haar recht komt. Dat maakt managers bewust van de kwaliteiten en talenten binnen de organisatie. Daarnaast dwingt het samen puzzelen hen de organisatie te beschouwen als een eenheid die directies en afdelingen overstijgt. Vanuit een gemeenschappelijk doel is het puzzelstukjes geven en nemen, loslaten en ontvangen. Medewerkers stappen uit hun routines, en nemen diepgaande kennis en contacten mee naar een ander organisatieonderdeel. Ook de ontvangende collega’s zijn tijdelijk in verwarring door de nieuwkomers, die weer andere vragen stellen en nieuwe perspectieven inbrengen. En de afscheids- en ontvangstrituelen maken de bewegende medewerkers duidelijk dat ze van waarde zijn en een belangrijke bijdrage leveren aan de doelen van de organisatie. ‘De matching’ is een prachtig klein en concreet voorbeeld van beter werken in het openbaar bestuur.

Abonneer u op mijn nieuwsbrief! Wanneer een nieuwe blog verschijnt, ontvangt u per mail een attendering. U kunt u op elk gewenst moment weer uitschrijven.